Com o aumento dos recursos em tecnologia, tornou-se um hábito a atividade de reuniões online. Seja profissional ou pessoal, todos nós utilizamos computadores, celulares e tablets para nos aproximar de quem queremos.
Mas para garantir que sua reunião seja eficiente e que consiga aproveitar ao máximo, como se estivesse em uma reunião presencial, alguns fatores são muito importantes e devem ser levados em consideração.
Confira essas dicas, abaixo e garanta que suas reuniões online sejam um sucesso:
Escolha a plataforma correta
Uma das coisas que poucas pessoas se preocupam é a escolha da plataforma de videoconferência. Por mais que pareçam todas iguais, existem alguns fatores que podem atrapalhar o rendimento da sua reunião.
Leve em consideração os recursos que você precisa para a sua reunião, como:
1 – Irá fazer alguma apresentação visual?
É muito comum em reuniões, ter que apresentar algum produto, relatório, planilha e diversos outros documentos. Para garantir que você tem acesso à estes recursos, verifique previamente se a plataforma escolhida oferece a opção de compartilhamento de tela.
2 – Irá exibir vídeos de produtos?
Uma vez verificado, faça testes para saber se os vídeos que você compartilhar, se o áudio deles também será compartilhado com os envolvidos na reunião.
3 – Qual o tempo necessário para a sua reunião?
Se você utiliza alguma plataforma de reuniões online com plano gratuito, deve-se levar em consideração o tempo que precisa para fazer a sua reunião. Isso porque essas plataformas possuem um tempo de duração.
Com isso, pode acontecer de você perder a sua reunião em um momento muito importante e gerar o desânimo dos participantes. O tempo que cada plataforma oferece, pode variar em planos free. Confira antes de iniciar sua reunião.
Garanta a qualidade da sua internet
Para que sua reunião seja um sucesso, a primeira coisa que deve acontecer é evitar imprevistos com a internet. Ter uma conexão forte é fundamental para exibição de vídeos, transferência de arquivos e compartilhamento de telas.
Por isso, se a sua conexão de internet não for muito forte, o recomendado é que você conecte o seu computador no cabo e evite utilizar a rede wifi. Isso porque outras pessoas podem estar utilizando ao mesmo tempo, o que resulta em perda na qualidade da conexão.
Se for utilizar dados da sua rede móvel, garanta que sua conexão está boa.
Faça o teste de câmera e áudio e microfone antes da reunião
Depois que começou a reunião e não consegue mais ouvir ou falar, de nada adianta. Nessa hora pode até acontecer com que pessoas percam o interesse em te ouvir. E isso pode fazer com que a reunião não atinja o objetivo primário.
Faça os testes antes. Certifique que seu fone de ouvido e microfone estão funcionando normalmente. A câmera também tem que estar funcionando bem e com boa qualidade na resolução. Teste antes para não ter problemas.
Escolha um ambiente confortável para suas reuniões online
Se você costuma fazer muitas reuniões online por dia, pensar na sua postura é fundamental. Estar em um ambiente agradável, com uma cadeira confortável faz toda diferença até mesmo para a sua postura e sua energia durante as reuniões.
Deixe o ambiente bem iluminado e evite locais com muita movimentação. Procure lugares mais tranquilos. Se estiver em casa, escolha um local onde você terá mais tranquilidade e menos incômodo durante a reunião.
Faça como se estivesse em uma reunião presencial
Ao iniciar uma reunião presencial, normalmente você cumprimenta as pessoa que estão presentes. Faça isso e não esqueça de agradecer a presença de todos já no início.
Enquanto estiver falando deixe que as pessoas do outro lado vejam bem suas expressões. Elas são pontos chave para gerar um rapport com seu público e mostram um pouco da energia que você tem naquele momento.
Evite distrações enquanto outra pessoa estiver falando. Olhar uma mensagem no celular, ou pesquisar coisas que estão fora do contexto da reunião podem atrapalhar o desempenho. Caso você tenha que pesquisar algo, deixe claro para os participantes que você está procurando determinada informação.
Essas são sugestões que sempre ajudam a ter reuniões online mais produtivas. Gostou das dicas, então entenda mais como aplicar gatilhos mentais em sua reunião.
